كلية الطب بجامعة عدن تعزز كفاءة كوادرها الإدارية بورشة متخصصة في المراسلات والأرشفة

نظمت كلية الطب والعلوم الصحية بجامعة عدن، صباح يوم الإثنين الموافق 12 أكتوبر، ورشة تدريبية مكثفة استهدفت الكادر الإداري بالكلية، وذلك بهدف تطوير الأداء المؤسسي ورفع كفاءة الموظفين. حملت الورشة عنوان "المراسلات الإدارية والتوثيق والأرشفة وتطبيقاتها العملية"، وتأتي ضمن جهود الكلية المستمرة لتعزيز المهارات المهنية في مجالات العمل الإداري، بما يساهم في تحسين جودة الإجراءات والارتقاء بمستوى الخدمات المقدمة.

وقد اشتملت الورشة على محورين تدريبيين رئيسيين. المحور الأول، الذي قدمته المهندسة/إلزا محسن العيدروس، ركز على المراسلات الإدارية ومحاضر اجتماعات الأقسام العلمية وتطبيقاتها العملية. استعرضت المهندسة العيدروس أسس إعداد وصياغة المراسلات الرسمية، وآليات كتابة الرسائل الإدارية الداخلية والخارجية، بالإضافة إلى طرق إعداد محاضر الاجتماعات بصورة منظمة ودقيقة لضمان وضوح المعلومات وسهولة متابعة القرارات.

أما المحور الثاني، فقد تناول التوثيق والأرشفة وتطبيقاتهما العملية، وقدمته المهندسة/إيمان محمد محسن حلبوب، رئيس لجنة التوثيق والإحصاء بوحدة ضمان الجودة والتطوير الأكاديمي. تناولت المهندسة حلبوب مفهوم التوثيق وأهميته في العمل الإداري، والفروق بين التوثيق والأرشفة، ودور الأدلة والشواهد في إثبات الإنجاز وتوثيق الأنشطة. كما تطرقت إلى الأسس العلمية والعملية لتنظيم الوثائق والملفات وحفظها وأرشفتها لتسهيل استرجاعها وتعزيز كفاءة إدارة المعلومات.

هدفت الورشة بشكل عام إلى تزويد المشاركين بالمعارف والمهارات اللازمة لإعداد المراسلات والمحاضر الإدارية، وتحسين آليات توثيق الأعمال وتنظيم الملفات. كما سعت إلى رفع كفاءة الأداء الإداري، وتعزيز دقة الإجراءات وسرعة إنجاز المعاملات، ودعم متطلبات ضمان الجودة والتطوير المؤسسي بالكلية. شكلت الورشة أيضاً فرصة لتعزيز وعي الموظفين بأهمية التوثيق والأرشفة كأدوات أساسية لحفظ الذاكرة المؤسسية وتوفير البيانات اللازمة لتقييم الأداء.

وفي ختام الورشة، أشاد عميد الكلية الدكتور/عبدالحكيم عمر التميمي بأداء المدربتين وتميزهما، مؤكداً أن امتلاك الكلية لكفاءات قادرة على التدريب يمثل رصيداً مهماً ينبغي استثماره. كما أكد على أهمية الكادر الإداري كركيزة أساسية لنجاح المؤسسات، وأن تطوير مهارات الموظفين ينعكس مباشرة على جودة الأداء. وأشار إلى أن الفترة المقبلة ستشهد المزيد من الورش والبرامج التدريبية لتنمية قدرات الموظفين وتعزيز ثقافة العمل المؤسسي والجودة.

حضر الورشة مدير مركز ضمان الجودة والتطوير الأكاديمي بجامعة عدن الأستاذ الدكتور/أنيسة عبود، وأمين عام الكلية الأستاذ/حسين بارحيم، ونائب العميد لشؤون المستشفيات الأستاذ الدكتور/محمد شيخ، ومدير إدارة التسجيل في الكلية الأستاذ/عبدالله حريز، إلى جانب عدد من الكوادر الإدارية بالكلية.